Elektronische Rechnung

Ab 2025 gibt es eine Unterscheidung zwischen E-Rechnung (elektronische Rechnung) und sonstiger Rechnung geben. Bis Ende 2027 gelten zunächst besondere Übergangsvorschriften für die Rechnungsausstellung.

Eine E-Rechnung i. S. d. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Papierrechnungen, reine PDFs, Bilddateien oder Rechnungsangaben in E-Mails sind keine E‑Rechnungen, sondern „sonstige Rechnungen“ (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Entscheidend ist also nicht die elektronische Übermittlung, sondern die maschinenlesbare Struktur (typisch XML-Formate wie XRechnung, ZUGFeRD-konforme Daten).

Das Format muss den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (CEN-Format EN 16931) entsprechen.

Verpflichtung und Zeitplan (B2B Inland):

Seit 1.1.2025: Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B) ist die E-Rechnung grundsätzlich vorgesehen.

Rechnungsempfänger müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können; es gibt für sie keine Übergangsregelung. Ein Anspruch auf PDF/Papier besteht nicht; der Vorsteuerabzug ist gefährdet, wenn eine E-Rechnung nicht verarbeitet werden kann.

Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller (§ 27 UStG): Auf der Ausgangsseite können verschiedene Übergangsregelungen bis spätestens 31.12.2027 genutzt werden (z. B. weiterhin sonstige Rechnungen/PDF), abhängig von Umsatzgröße etc.

Ab 2027 kommt es insbesondere auf die Umsatzgrenze von 800.000 EUR an: bei Überschreitung ist der Versand von E-Rechnungen verpflichtend.

Nicht betroffen:

Rechnungsstellung an Privatkunden (B2C) bleibt vorerst außerhalb der E‑Rechnungspflicht.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.